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QR-Rechnung: strukturierte Adressen und was ein KMU tun muss
Redaktion ERUNNA SAVeröffentlicht 6 Min. Lesezeit
Die QR-Rechnung ist seit Juni 2020 im Umlauf und hat am 1. Oktober 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine endgültig abgelöst. Seit dem 22. November 2025 gelten neue technische Vorgaben, und laut SIX, der Betreiberin der Schweizer Finanzinfrastruktur, ist der vollständige Wechsel auf strukturierte Adressen im QR-Code für November 2026 vorgesehen.
Was die strukturierte Adresse ändert
Bisher konnte die Adresse von Rechnungssteller und Zahler im QR-Code «kombiniert» stehen: Strasse und Nummer auf einer Zeile, PLZ und Ort auf einer anderen. Bei der strukturierten Adresse (Typ «S») hat jedes Element sein eigenes Feld: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land.
Wer Rechnungen von Hand erstellt, merkt wenig. Wer eine Rechnungs- oder ERP-Software nutzt, muss sicherstellen, dass sie QR-Codes nach den neuen Regeln erzeugt: Eine Rechnung mit nicht konformem Code kann von der Zahlungs-App des Kunden abgelehnt werden.
Was Sie im Unternehmen prüfen sollten
- —Version der Rechnungssoftware: beim Anbieter nachfragen, ob nur noch strukturierte Adressen nach den aktuellen SIX-Richtlinien erzeugt werden.
- —Kundenstamm: Strasse und Hausnummer in getrennten Feldern, PLZ und Ort korrekt. Unvollständige Adressen werden zum Problem.
- —Selbst gebaute Vorlagen (Word, Excel, Online-Generatoren): Sie sind am stärksten betroffen.
- —Ein Test: Rechnung erzeugen und den QR-Code mit dem Validierungsportal von SIX prüfen.
QR-IBAN oder IBAN: welche Referenz
Mit einer QR-IBAN wird die QR-Referenz (QRR) verwendet, eine 27-stellige Nummer, mit der Zahlungen automatisch der Rechnung zugeordnet werden. Mit einer normalen IBAN lässt sich die Creditor Reference (SCOR, Norm ISO 11649) nutzen, die denselben Vorteil bietet, oder nur eine unstrukturierte Mitteilung.
Laut SIX sind für Rechnungen in Euro nur die Kombinationen IBAN mit SCOR-Referenz oder IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich. Die automatische Zuordnung der Zahlungseingänge ist die eigentliche Ersparnis: keine manuelle Suche mehr, wer was bezahlt hat.
Ausgehende Zahlungen: das Format pain.001
Auch die Zahlungsdateien, die Unternehmen ins E-Banking laden, ändern sich: Mehrere Banken kündigen an, ab November 2026 nur noch das Format pain.001.001.09 (Swiss Payment Standards 2019) zu verarbeiten. Wer Zahlungen aus der eigenen Software exportiert, sollte Datum und Format mit der Hausbank klären.
Eine Gelegenheit zur Automatisierung
Die Umstellung ist der richtige Moment, den ganzen Ablauf anzuschauen: korrekte QR-Rechnungen, automatisch zugeordnete Zahlungseingänge aus den Bankauszügen, gelesene und zur Zahlung vorbereitete Lieferantenrechnungen. Das setzen wir in unserer Software nach Mass um – die KI schlägt vor, ein Mensch bestätigt.
Daten und technische Details beziehen sich auf die von SIX veröffentlichten Informationen. Für akzeptierte Formate gilt die Mitteilung der eigenen Bank.
Häufige Fragen
Muss ich meine QR-IBAN ändern?+
Nein. Die Änderung betrifft die Schreibweise der Adressen im QR-Code, nicht das Konto.
Bleiben bereits verschickte Rechnungen gültig?+
Die Banken sehen in der Regel eine kurze Übergangsfrist für die Zahlung vor. Trotzdem sollten ab sofort nur noch konforme Rechnungen verschickt werden.
Wie prüfe ich, ob meine QR-Rechnung korrekt ist?+
SIX bietet ein Online-Validierungsportal für den QR-Code an. Auch viele Banken stellen Prüfwerkzeuge in ihren Portalen bereit.