Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz im KMU: wo man wirklich anfängt
Redaktion ERUNNA SAVeröffentlicht 7 Min. Lesezeit
Viele KMU wissen, dass künstliche Intelligenz Zeit sparen kann – aber nicht, bei welchem Ablauf sie beginnen sollen. Die Antwort ist selten ein grosses IT-Projekt, sondern fast immer eine wiederkehrende Aufgabe, die heute jemand von Hand erledigt.
Bei der Arbeit beginnen, nicht beim Werkzeug
Der häufigste Fehler: zuerst das Werkzeug wählen («wir nutzen ChatGPT») und danach einen Einsatz suchen. Umgekehrt funktioniert es: Man listet die Tätigkeiten auf, die sich jede Woche wiederholen, schätzt den Zeitaufwand und sucht die Stellen, an denen ein Fehler wenig kostet und eingesparte Zeit viel wert ist.
In Schweizer KMU sind es meist dieselben Kandidaten: Dokumente in unterschiedlichen Formaten, die abgetippt werden, Texte zwischen Deutsch, Französisch und Italienisch, Standardantworten an Kunden und Lieferanten, Auswertungen und Kontrollen, die heute in Excel entstehen.
Drei konkrete Beispiele
- —Lieferantenrechnungen: Die KI liest das PDF und schlägt Lieferant, Beträge, MWST und Konto vor; eine Person prüft und bestätigt. Die Zeit verschiebt sich vom Abtippen zum Prüfen.
- —Belege und Spesen: Foto der Quittung mit dem Handy, Felder werden automatisch ausgefüllt, bereits erfasste Angaben werden nicht ungeprüft überschrieben.
- —Mehrsprachige Korrespondenz: Antwortentwurf oder Übersetzung im Ton des Unternehmens, Gegenlesen vor dem Versand. Für Firmen zwischen Tessin und Deutschschweiz oft der schnellste Gewinn.
Diese Fälle haben wir in unserer eigenen Software nach Mass umgesetzt – überall bleibt der Entscheid bei einem Menschen.
Wie viel Kontrolle nötig ist
Ein KI-System kann sich mit scheinbarer Sicherheit irren. Bei Abläufen, die Buchhaltung, Kunden oder Personendaten betreffen, gilt deshalb: Die KI schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Unsichere Felder werden als «zu prüfen» markiert, nie geraten.
Die Kontrolle hebt den Vorteil nicht auf: Einen bereits ausgefüllten Wert zu prüfen dauert Sekunden, ihn abzutippen deutlich länger.
Daten und Datenschutz
Bevor Dokumente an einen KI-Dienst gehen, muss klar sein, wo sie bearbeitet werden, ob der Anbieter sie zum Training eigener Modelle nutzt und wer Zugriff hat. In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (DSG), das laut dem Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten (EDÖB) direkt auch auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist.
Vertiefung: KI und DSG – was ein KMU wissen mussErste Schritte in 30 Tagen
- —Woche 1: Liste der wiederkehrenden Tätigkeiten mit geschätztem Aufwand und Fehlerrisiko.
- —Woche 2: Auswahl eines einzigen Ablaufs mit einer verantwortlichen Person im Haus.
- —Woche 3: Test mit echten, aber begrenzten Daten und menschlicher Kontrolle jedes Ergebnisses.
- —Woche 4: Gesparte Zeit und gefundene Fehler messen; ausbauen, anpassen oder stoppen.
Fehler, die man vermeiden sollte
- —Mehrere Werkzeuge gleichzeitig einführen, ohne Verantwortliche.
- —Kundendaten in Dienste laden, deren Bedingungen niemand kennt.
- —Erfolg an der Begeisterung messen statt an der gesparten Zeit.
- —Die KI ohne Bestätigung in die Buchhaltung schreiben lassen.
Häufige Fragen
Braucht es eine IT-Abteilung, um KI einzuführen?+
Nein. Für die ersten Abläufe genügen eine verantwortliche Person im Haus und ein Partner, der Werkzeug und Ablauf kennt. Eine IT-Abteilung wird wichtig, wenn mehrere Systeme verbunden werden.
Was kostet der Einstieg?+
Das hängt vom Ablauf ab. Ein erstes Projekt, beschränkt auf einen einzigen Arbeitsablauf und mit menschlicher Kontrolle, ist der günstigste Weg, um zu sehen, ob die Ersparnis real ist.
Ersetzt KI die Administration?+
In den Fällen, die wir sehen, verschiebt sie die Arbeit vom Abtippen zum Prüfen und Entscheiden. Das Wissen über Kunden, Lieferanten und Abläufe bleibt nötig.