Intelligenza artificiale
Intelligenza artificiale in una PMI: da dove cominciare davvero
Redazione ERUNNA SAPubblicato 7 min di lettura
Molte PMI sanno che l'intelligenza artificiale può far risparmiare tempo, ma non sanno da quale processo partire. La risposta raramente è un grande progetto informatico: quasi sempre è un compito ripetitivo che oggi qualcuno svolge a mano.
Partire dal lavoro, non dallo strumento
L'errore più frequente è scegliere prima lo strumento ("usiamo ChatGPT") e poi cercare dove applicarlo. Funziona il contrario: si elencano le attività che si ripetono ogni settimana, si stima quanto tempo assorbono e si guarda dove un errore costa poco e un risparmio di tempo vale molto.
Nelle PMI svizzere i candidati tipici sono sempre gli stessi: documenti che arrivano in formati diversi e vanno ricopiati, testi da tradurre tra italiano, tedesco e francese, risposte standard a clienti e fornitori, riepiloghi e controlli che oggi si fanno su Excel.
Tre esempi concreti
- —Fatture fornitori: l'IA legge il PDF, propone fornitore, importi, IVA e conto; una persona controlla e conferma. Il tempo si sposta dal ricopiare al verificare.
- —Scontrini e spese: foto dello scontrino dal telefono, campi compilati automaticamente, nessun dato già inserito viene sovrascritto senza controllo.
- —Corrispondenza plurilingue: bozza di risposta o traduzione nel tono dell'azienda, rilettura prima dell'invio. Per un'impresa che lavora tra Ticino e Svizzera tedesca è spesso il guadagno più immediato.
Sono casi che abbiamo realizzato nei nostri software su misura: in tutti la decisione finale resta a una persona.
Quanto controllo serve
Un sistema di IA può sbagliare con sicurezza apparente. Per questo, nei processi che toccano contabilità, clienti o dati personali, la regola pratica è semplice: l'IA propone, una persona decide. I campi incerti vanno segnalati come "da verificare", mai indovinati.
Il controllo umano non annulla il vantaggio: verificare un dato già compilato richiede pochi secondi, ricopiarlo molto di più.
Dati e protezione dei dati
Prima di inviare documenti a un servizio di IA bisogna sapere dove vengono trattati, se il fornitore li usa per addestrare i propri modelli e chi vi ha accesso. In Svizzera vale la legge sulla protezione dei dati (nLPD), che secondo l'Incaricato federale (IFPDT) si applica direttamente anche ai trattamenti basati sull'IA.
Approfondimento: IA e nLPD, cosa deve sapere una PMIPrimi passi in 30 giorni
- —Settimana 1: elenco delle attività ripetitive, con tempo stimato e rischio in caso di errore.
- —Settimana 2: scelta di un solo processo, con un responsabile interno.
- —Settimana 3: prova su dati reali ma limitati, con controllo umano su ogni risultato.
- —Settimana 4: misura del tempo risparmiato e degli errori trovati; decisione se estendere, correggere o fermare.
Errori da evitare
- —Introdurre più strumenti insieme senza un responsabile.
- —Caricare dati di clienti in servizi di cui non si conoscono le condizioni.
- —Misurare il successo con l'entusiasmo invece che con il tempo risparmiato.
- —Lasciare che l'IA scriva nei sistemi contabili senza una conferma.
Domande frequenti
Serve un reparto IT per introdurre l'IA?+
No. Per i primi processi bastano un responsabile interno e un partner che conosca sia lo strumento sia il processo. Il reparto IT diventa utile quando si collegano più sistemi.
Quanto costa iniziare?+
Dipende dal processo. Un primo progetto limitato a un solo flusso di lavoro, con controllo umano, è la via meno costosa per capire se il risparmio è reale.
L'IA può sostituire il personale amministrativo?+
Nei casi che vediamo, sposta il lavoro dal ricopiare al controllare e decidere. Le competenze di chi conosce clienti, fornitori e processi restano necessarie.