Kundenprojekt · epico.ch SA
Von der Werkstatt bis zur Administration: ein durchgehender Ablauf.
Die epico.ch SA ist eine Boots- und Autosattlerei mit der Kostenstelle Epico Yachts. Gemeinsam haben wir Listen, getrennte Programme und Handarbeit durch Werkzeuge ersetzt, die auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten sind.
Die Zeiten heute, nach Angaben der epico.ch SA
- 3 Min.
- für die Monatslöhne, Stunden- und Monatslohn
- 2 Min.
- für die Stundenabrechnung
- 3 Min.
- für die vorausgefüllten amtlichen Formulare
- Minuten
- für Offerten und Rechnungen, auch mit Anzahlung
Die Aufgabe
Jeden Auftrag von der Übernahme bis zur Rückgabe verfolgen: wer daran arbeitet, wie viele Stunden, welches Material, wann er fertig ist und ob er bezahlt wurde.
Offerten, Rechnungen, Lieferanten, Zahlungen, Bank, MWST und Löhne in einer Administration führen – statt in mehreren Programmen, die nicht miteinander reden.
Was wir umgesetzt haben
01
Check-in-App für die Werkstatt
Die Mitarbeitenden erfassen Beginn und Ende jedes Auftrags auf dem Telefon mit PIN-Zugang: Stunden, Material und Unterschriften. Fotos und Dokumente landen automatisch im Archiv, die Planung im Kalender.
Fiktive Daten02
Personaladministration: Zeiterfassung und Löhne
Die Mitarbeitenden stempeln auf dem Handy; die Stunden fliessen direkt in die Abrechnung und die Löhne – für Mitarbeitende im Stundenlohn wie im Monatslohn. Die amtlichen Formulare kommen bereits ausgefüllt heraus.
03
EruFATT: Rechnungen, Lieferanten und Zahlungen
Offerten und Rechnungen in wenigen Minuten, auch mit Anzahlungsrechnungen, mit QR-Rechnung; von der KI gelesene Lieferantenrechnungen, Zahlungsdateien fürs E-Banking, automatischer Abgleich der Bankauszüge, MWST und Buchhaltung.
Fiktive Daten04
Kontrollen und Automatisierung
Die KI liest Kassenbelege und Rechnungen und schlägt Konten und MWST-Codes vor; unsichere Felder werden zur Prüfung markiert. Summen berechnet immer das Programm, keine Zahlung geht ohne Freigabe durch einen Menschen raus, und die Daten jeder Firma bleiben getrennt.
Die Methode
Die künstliche Intelligenz schlägt vor, ein Mensch bestätigt. Jedes Werkzeug ist aus der täglichen Arbeit in Werkstatt und Büro entstanden, nicht aus einer Standardsoftware, die angepasst werden musste.
Was sich geändert hat
- Ein durchgehender Ablauf vom Check-in in der Werkstatt bis zu Rechnung und Zahlungseingang.
- Stunden und Material werden vor Ort erfasst, während der Arbeit.
- Lieferantenrechnungen und Zahlungen werden automatisch vorbereitet – die letzte Kontrolle bleibt beim Menschen.
- Von A bis Z in wenigen Minuten, mit gegenseitigen Sicherheitskontrollen bei jedem Schritt.
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